von Nicole Gauger

Abschlussbericht zur historischen Archivierung von E-Mails veröffentlicht

Thomas Zellmann, Evangelist der PDF Association

Berlin. Das Dokument „A Specification for using PDF to Package and Represent Email“ beschreibt die Anforderungen für das Archivieren von E-Mails im Dateiformat PDF (EA-PDF). Damit wollen die Autoren Bibliotheken, Museen und Nationalarchiven einen Denkanstoß geben, wie sie diese komplexe Aufgabenstellung lösen können. An dem 35 Seiten fassenden Bericht haben zahlreiche Mitglieder der PDF Association mitgewirkt.

Im Jahr 2019 erhielt die University of Illinois einen Zuschuss von der Andrew W. Mellon Foundation, um Konvertierungskriterien und Anforderungen für die Archivierung von E-Mails in PDF-Containern zu entwickeln. Der daraus resultierende Abschlussbericht steht nun auf der Webseite Illinois Digital Environment for Access to Learning and Scholarship (IDEALS) der University of Illinois zum kostenlosen Download zur Verfügung.

„E-Mails zu archivieren, ist aufgrund des komplexen Aufbaus elektronischer Nachrichten nicht so einfach zu bewerkstelligen“, erläutert Thomas Zellmann, Evangelist der PDF Association. „Zwar ist das Dateiformat PDF in vielen E-Mail-Systemen integriert, doch beim Auslösen der Funktion ‚Speichern als PDF‘ bleiben Anhänge, Metadaten und manchmal sogar der durchsuchbare Text unberücksichtigt. Das entspricht nicht den spezifischen Anforderungen von Institutionen, die große Mengen komplexer E-Mail-Nachrichten archivieren.“

Deshalb haben zahlreiche Spezialisten, darunter Duff Johnson, CEO der PDF Association und der stellvertretende Vorstandsvorsitzende, Dietrich von Seggern, mit Prof. Chris Prom die Anforderungen für die Konvertierung von E-Mails in PDF identifiziert und dokumentiert. Die in dem Dokument enthaltenen Empfehlungen definieren unter Nutzung offener, ISO-standardisierter Technologien einen Ansatz zur Berücksichtigung von PDF für die Langzeitarchivierung elektronischer Nachrichten. Dabei bezieht das Konzept sowohl einzelne E-Mails als auch ganze Postfächer ein. Zusätzlich beinhaltet das Dokument Hinweise zur Implementierung einer EA-PDF-Lösung und beschreibt typische Anwendungsszenarien.

Über die PDF Association:
Die PDF Association verfolgt das Ziel, PDF-Anwendungen für digitale Dokumente zu fördern, die auf offenen Standards basieren. Dazu setzt sich der internationale Verband für eine aktive Wissensvermittlung und den Austausch von Know-how und Erfahrungen für alle Interessengruppen weltweit ein. Derzeit sind mehr als 150 Unternehmen und zahlreiche Experten aus mehr als 35 Ländern Mitglied der PDF Association. Die PDF Association, Inc., eine Tochtergesellschaft mit Sitz in den USA, verwaltet die Standardisierung von PDF und anderen Standards in ISO TC 171 SC 2.
Der Vorstand der PDF Association setzt sich aus Führungskräften der Unternehmen AbleDocs, Adobe, callas software, Datalogics, Digital Frontiers, Dual Lab, Foxit, intarsys, iText, Nitro Software, Orpalis, PDFTron und Peter Wyatt, ISO-32000-Projektleiter, zusammen. Vorstandsvorsitzender ist Matt Kuznicki. Chief System Architect bei AbleDocs. Sein Stellvertreter ist Dietrich von Seggern, Geschäftsführer der callas software GmbH. Geschäftsführer der PDF Association ist Duff Johnson, Projektleiter ISO-32000 und ISO-14289.
Weitere Informationen unter www.pdfa.org

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