Zusatzaufträge automatisch erstellen

Bestmögliche Rabatte beim Briefversand mit ICOM

ICOM Infomail Boxshot (Quelle: ICOM e.K.)

Dortmund. ICOM e.K. hat eine Lösung entwickelt, mit der Unternehmen die Voraussetzungen schaffen, um bestmöglich von den seit Jahresbeginn geltenden Rabattregelungen der Deutschen Post beim Briefversand zu profitieren. Diese betreffen sowohl den Infrastruktur- als auch die Teilleistungsrabatte. Der Schwerpunkt liegt dabei auf der durchgängig automatischen Abwicklung sämtlicher Prozesse sowie nun auch bei der vollständig automatisierten Erzeugung von Zusatzaufträgen.

Die am 1. Januar 2018 in Kraft getretenen neuen Rabattregelungen der Deutschen Post AG (DPAG) für Geschäftskunden sorgen nach wie vor für Diskussion. Zu diesem Zeitpunkt wurde der sogenannte Infrastrukturrabatt in Höhe von drei Prozent eingeführt. Damit will die DPAG einen Anreiz schaffen, dass ihre Geschäftskunden auf eine modernere Frankierung umstellen und damit die Briefproduktion effizienter gestalten. Der neue Infrastrukturrabatt erfordert das Eindrucken einer 20-stelligen Frankier-ID in das Adressfeld.

Die bewährte Software ICOM InfoMail /DV-Frei erledigt das automatisch. Zusätzlich erfasst sie sämtliche Parameter der Sendungen und erstellt sämtliche erforderlichen Begleitdokumente. Kunden erhalten optimal konfigurierte Sendungen, so dass sie von der größtmöglichen Entgeltermäßigung profitieren.

Ohne elektronischen Zusatzauftrag kein Teilleistungsrabatt

Darüber hinaus sind seit 1. Januar 2018 neue Vorgaben zu erfüllen, um in den Genuss der Teilleistungsrabatte zu kommen. Diesen gewährt die DPAG, wenn Kunden bei größeren Einlieferungen selbst Teilleistungen erbringen, wie beispielsweise das Sortieren und Zusammenfassen der Sendungen. Eine Aufgabe, die die Software von ICOM bereits seit Jahrzehnten zuverlässig beherrscht.

Jetzt sind die bisher angegebenen Sendungsmengen auf den Einlieferungslisten sowie die Anmeldung der Sendungen im AM.portal der DPAG für die Rabattierung nicht mehr ausreichend. Vielmehr müssen Geschäftskunden darüber hinaus noch einen Zusatzauftrag manuell erstellen. Das bedeutet, dass sie sämtliche am Einlieferungstag verarbeiteten teilleistungsrelevanten Sendungen aus DV-Aufträgen zu einer Teilleistungseinlieferung zusammenführen müssen. Hat ein Geschäftskunde der DPAG mehrere Teilleistungsverträge, so hat dies zur Folge, dass er sogar mehrere Zusatzaufträge manuell im AM.portal anlegen muss. Nur dann erhält er für die gemeldeten Einlieferungen den Rabatt. „Dies kann für Unternehmen, die viele Einzelaufträge verarbeiten und zahlreiche Verfahrensverträge mit der DPAG nutzen, zu einer wahren Mammutaufgabe mit zahllosen manuellen Schritten eskalieren“, erläutert Klaudia Fleer-Zerwes, Inhaberin von ICOM e.K. „Ebenso mühsam ist es, die Erstattungsbeträge einzelner Einlieferungsaufträge aus der Summenabrechnung nach Verfahren 39 buchhalterisch zu verarbeiten.“

ICOM hat deshalb eine Lösung entwickelt, mit der Geschäftskunden diese komplexen Zusatzaufträge vollständig und automatisch erzeugen. Diese verarbeitet die Teilleistungszugänge „Briefzentrum Abgang (BZA)“ sowie „Einlieferung und Versand in die Leitregion des Einlieferungsbriefzentrums (BZE)“ vollautomatisch. Sie wickelt darüber hinaus die Aufträge komplett elektronisch über AM.exchange mit exakten Datensätzen ab. Anwender sparen somit viel Zeit und umgehen die manuelle sowie fehleranfällige Prozedur im Portal der DPAG.

Über ICOM e. K.:
ICOM ist ein 1993 gegründetes inhabergeführtes Softwarehaus mit Sitz in Dortmund, das innovative Softwarelösungen für intelligentes Outputmanagement entwickelt. Der Fokus liegt auf der Optimierung und Steuerung zentraler bzw. zu zentralisierender Output-Prozesse für Druckdatenströme sowie PDFs. Die ICOM-Lösungen verbinden die Dokumentenerstellung mit Druck, Nachverarbeitung, Kuvertierung sowie physikalischer und elektronischer Verteilung. Dafür kombiniert das ICOM-System mit ICOM Dokustream im Zentrum modernste Softwaretechnologie für Prozessautomation in Outputmanagement, Portooptimierung und DV-Freimachung mit anwendungsspezifischer Funktionalität zu einer flexiblen, modular nutzbaren Lösung. Von der Beratung bei der Auswahl einer neuen Software über professionelle Planung und Durchführung der Projekte bis hin zur schnellen, sicheren Einführung erhalten die Kunden alles aus einer Hand. Dies hat ICOM zu einem führenden Anbieter für Rechenzentren und Outputzentren von Industrie, Behörden, Energieversorgern, Banken, Versicherungen sowie Dienstleistern werden lassen. Zu den Kunden zählen Topunternehmen in Deutschland und Europa wie Deutsche Rentenversicherung, Sparkassen, Adolf Würth, Schwäbisch Hall und EnBW.

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