von Nicole Gauger

Digitale Immobilienverwaltung: CAYA und casavi werden Partner

Peter Schindlmeier, Geschäftsführer der casavi GmbH

Berlin/München. Immobilienunternehmen können ab sofort ihre tägliche Briefpost digital erhalten. So sparen sie sich zu Zeiten, in denen Homeoffice immer relevanter wird, die Anfahrt zum Büro. Auch das Teilen erhaltener Rechnungen und Briefe mit Wohnungseigentümern und Mietern wird leichter. Um Dokumente den Bewohnern der verwalteten Gebäude zur Verfügung zu stellen, hat Digitalisierungs-Enabler Caya eine einfache Weitergabe an die Serviceplattform casavi eingerichtet. Über diese gelangen die digitalisierten Unterlagen mit wenigen Mausklicks zu casavi und können dort verarbeitet werden.

„Die Möglichkeit seinen Posteingang digital zu erhalten, schließt eine bestehende Lücke der Digitalisierung“, sagt Peter Schindlmeier, Gründer sowie Geschäftsführer der casavi GmbH. Er erklärt: „Während Wohnungseigentümer und Immobilienverwaltungen oft zeitgemäße Software verwenden, um Abläufe effizienter zu gestalten, war die Bearbeitung des klassischen Posteingangs bisher noch immer ein großer Zeitfaktor.“ Denn die analogen Dokumente mussten erst einmal eingescannt und ausgelesen werden, bevor sie verarbeitet werden konnten. Eine weitere Schwierigkeit hat sich mit der verstärkten Arbeit im Homeoffice ergeben, da viele Mitarbeiter die Post seither nur verzögert erhalten. Mit der Anbindung an Caya gehören solche Probleme nun der Vergangenheit an.

Eingangspost an casavi digitalisiert weiterleiten

Caya-Geschäftsführer Alexander Schneekloth stellt heraus: „Eigentümer und Verwalter von Immobilien können ihre Eingangspost einfach an eines unserer Scancenter schicken lassen oder selbst dorthin umleiten. Wir digitalisieren die Unterlagen in einem hochautomatisierten Verfahren und stellen sie tagesaktuell als PDFs auf unserer Plattform bereit.“ Von dort können User die Dokumente mit wenigen Mausklicks an casavi weiterleiten und anschließend einen Vorgang erstellen, um sie zu bearbeiten oder als erledigt zu markieren. Das Einsparpotenzial des manuellen Aufwands wird abschätzbar angesichts der Tatsache, dass eine Hausverwaltung durchschnittlich allein 300 Rechnungen pro Woche erhält. Hinzu kommen Unterlagen wie der Schriftverkehr mit den Mietern, Betriebskostenabrechnungen und Versammlungsprotokolle.

Effiziente Prozesse als Hebel zum Erfolg

In casavi können Anwender eingehende Schreiben und Rechnungen für Bewohner eines Gebäudes zur Verfügung stellen oder sie Servicevorgängen zuordnen, sodass sich alle Informationen und Dokumente zu einem Sachverhalt an einem Ort befinden. Der Nutzen: Mit geringstem Aufwand befinden sich sämtliche Unterlagen und Korrespondenzen innerhalb kürzester Zeit an einer zentralen Stelle – für alle Mitarbeiter jederzeit und von jedem Ort aus nachvollziehbar. Dort können diese auch bearbeitet werden, unabhängig davon, ob der Kunde E-Mail, Direktnachrichten im Portal oder den Briefweg bevorzugt. Kurz: Verwalter und Mieter profitieren von stets aktuellen, transparenten Informationen und einer einfachen, effizienten Zusammenarbeit, welche die Erfahrungen aller Beteiligten positiv beeinflusst. „Genau darin liegt die Kraft der Digitalisierung von Prozessen, die casavi-Anwender nun mithilfe von Caya noch stärker nutzen können“, so Peter Schindlmeier.

Die Integration mit casavi lässt sich in wenigen Schritten einrichten. User müssen sich dazu lediglich in Caya einloggen, die Einstellungen aufrufen, „Integrationen“ sowie „casavi“ auswählen und dann den Anweisungen des digitalen Assistenten folgen. Eine detaillierte Anleitung ist hier abrufbar.

Über casavi:
Das 2015 gegründete Münchner Unternehmen casavi bietet eine Kommunikations- und Produktivitäts-Plattform für die digitale Immobilienverwaltung an. casavi ermöglicht Wohnungsunternehmen und Verwaltungen, ihre Kommunikations- und Servicevorgänge im Immobilienumfeld nicht nur einfacher und effizienter, sondern auch kundenfreundlicher zu gestalten. Der Funktionsumfang eines digitalen Vorgangsmanagements wird dabei um eine WEG- und Mieterservice-App, sowie Schnittstellen zur vorhandenen Abrechnungssoftware ergänzt. Weitere Informationen finden Sie unter: https://casavi.de/

Ihr Redaktionskontakt:
casavi
Oliver Halbig
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E-Mail: oliver.halbig@casavi.de
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Über Caya:
Caya ist ein führender Digitalisierungs-Enabler für kleine und mittelständische Unternehmen. Dazu digitalisiert Caya die tägliche Briefpost seiner Kunden und bietet mit der Document Cloud ein smartes Dokumenten-Management-System an. Mit der Anbindung an mehr als 30 Lösungen, darunter Buchhaltungs- oder Projektmanagementsoftware, liefert Caya die Grundlage für automatisierte, digitale Geschäftsprozesse. Im Mittelpunkt steht dabei eine intuitive Bedienung ohne hohe Implementierungshürden bzw. Einführungsaufwand. Mehr als 10.000 Kunden profitieren bereits insbesondere von Effizienzsteigerungen, einem einfachen, ortsunabhängigen Zugriff auf ihre Dokumente sowie einer revisionssicheren Ablage. Caya wurde 2017 von Alexander Schneekloth gegründet und beschäftigt aktuell 30 Mitarbeiter. Weitere Informationen finden Sie unter: www.getcaya.com

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