Im Homeoffice-Zeitalter sicher agieren und kommunizieren

Aachen. Eine Studie des US-amerikanischen Spezialisten für Daten-Lösungen Veritas Technologies ergab, dass drei Viertel der befragten Arbeitnehmer über Messaging-Dienste oder Collaboration-Tools Daten teilen. Für die unsachgemäße Nutzung der Anwendungen sind mehr als ein Drittel von ihren Chefs bereits kritisiert worden. Ralf Schmitz, zuständig für Reseller Sales & Vertrieb bei der ecoDMS GmbH, erläutert wie Unternehmen dafür sorgen können, dass ihre Mitarbeiter sensible bzw. persönliche Daten aus dem Homeoffice sicher austauschen können.

Der von der Corona-Pandemie beschleunigte Trend hin zum Homeoffice hat zu einem wahren Run auf Messaging-Dienste bzw. Collaboration-Tools geführt. Über diese lassen sich problemlos virtuelle Meetings durchführen, wobei auch gleich ganz bequem die Informationen zu den jeweiligen Themen ausgetauscht werden können. Doch Datenschützer warnen immer wieder vor einem zu laxen Umgang mit sensiblen Informationen, damit diese nicht in falsche Hände geraten.
„Deshalb empfehlen wir Unternehmen, dass sie ihren Mitarbeitern sichere Lösungen an die Hand geben und mit ihnen Nutzungsrichtlinien definieren, wie mit sensiblen bzw. personenbezogenen Daten umzugehen ist“, sagt Ralf Schmitz.

Mit einem Dokumenten-Management-System (DMS) reduziert sich bereits grundsätzlich die Zahl der Dateien, die geteilt werden müssen. Ein weiterer Vorteil ist, dass die Mitarbeiter im Homeoffice jederzeit auf die benötigten Dateien zugreifen können, die geschützt auf dem firmeneigenen Server abgelegt sind. Das Kopieren auf den meist unzureichend gesicherten Rechnern im Homeoffice entfällt.

Bleibt noch das Chatten und die Nutzung von Videokonferenzsystemen. „Hierfür haben wir ecoWORKZ, als Erweiterung unseres ecoDMS, mit einer Video- und Chat-Funktion ausgestattet“, erläutert Ralf Schmitz. „Mit dieser können sich Anwender untereinander Face to Face ohne weitere Kommunikationstools austauschen.“ Das Besondere dabei ist, dass die gesamte Kommunikation lokal auf dem eigenen Server sicher abläuft. Die standardmäßig eingestellte Ende-zu-Ende-Verschlüsselung (engl. „end-to-end encryption“, „E2EE“) sorgt für die notwendige Sicherheit bei der Kommunikation und beim Austausch der vertraulichen Informationen.

Die Anwender können direkt in ihrer gewohnten Arbeitsumgebung ein Dokument aufrufen und bei Fragen oder Diskussionsbedarf 1:1 mit Kollegen chatten oder per Videocall anrufen. Dateien müssen nicht erst per E-Mail zur Verfügung gestellt oder in eine andere Applikation hochgeladen werden. So können sich alle Beteiligten verbal austauschen und gleichzeitig in dem betreffenden Dokument ggf. Änderungen vornehmen, die für das Gegenüber sichtbar sind.

Über ecoDMS:
Die ecoDMS GmbH mit Sitz in Aachen wurde 2014 als eine neue Säule der applord Holding Europe gegründet. Das Unternehmen bietet Dokumentenmanagement, Mailarchivierung und Workflows für Unternehmen jeder Größe. Mit einem einzigartigen Entwicklungs- und Preismodell sticht die Softwarefirma am Markt heraus. Ein moderner Vertriebsweg über den Online-Shop und Partner sowie der Verzicht auf Fremdlizenzen ermöglichen besonders faire Preise und maßgeschneidertes, revisionssicheres Dokumentenmanagement. Das IT-Unternehmen erfreut sich an mehr als 13.000 zufriedenen Kunden in Europa. Weitere Informationen: www.ecodms.de

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