Verfahrensdokumentation oft nicht aktuell

Bonn, 11. April 2013. Die Mehrheit der Unternehmen in Deutschland, die ein Dokumenten-Management-System im Einsatz haben, nutzen diese in einer Client-Server-Architektur. Dies ist eines der Ergebnisse einer Umfrage des VOI-Verband Organisations- und Informationssysteme e.V. Demnach nutzen erst knapp 30% der Befragten Cloud-basierte DMS-Funktionalitäten. Sicherheitsbedenken sowie offene rechtliche Fragen schrecken viele Anwender vor dem Weg in die Cloud ab. Darüber hinaus zeigt die Befragung des VOI auf, dass lediglich 17% der Unternehmen ihr DMS zertifiziert haben. Bei zwei Dritteln existiert eine Verfahrensdokumentation für die eingesetzte DMS Lösung, wobei davon aber nur die Hälfte die Dokumentation kontinuierlich aktualisiert. Richtlinien zum Umgang und zur Speicherung von Dokumenten halten rund 40% unternehmensübergreifend vor, knapp 50% in einigen Teilbereichen und 15% gar nicht.